ePOSVET – varna in urejena komunikacija

Modul varnih ePosvetov – Ukinitev klasičnega emaila za paciente v ambulanti

Modul ePosvetov vam omogoča, da v celoti ukinete emaile s pacienti. Klasični emaili niso dovoljeni za zdravstveno e-komunikacijo.

ePosvete lahko uporabljate za vso zdravstveno e-komunikacijo s pacienti, tako vam ni potrebno razmišljati, kaj lahko pošiljate in kaj ne.

Prednosti:

1. Urejena obdelava e-posvetov znotraj ambulante:
ePosvete vidijo vsi sodelavci ambulante. Odgovori, kdor ima čas. Sistem skrbi, da ne odgovarjata dva hkrati.

2. Omogoča pravila komuniciranja za pacienta:
Vsak pacient lahko hkrati pošlje samo en e-posvet v ambulanto. Zdravnik določi kdaj se e-komunikacija zaključi.

3. E-komunikacija je skladna z zakonodajo.

4. Vsa e-komunikacija je dokumentirana in arhivirana po pacientih.

 

Iz Hipokrata aktivirate posvet z enim klikom. Pri novem posvetu se portal že odpre s podatki o pacientu, ki je aktiven v Hipokratu.

Ko se pošlje posvet (vsebino in/ali prilogo), pacient prejme obvestilo in lahko takoj preveri na portalu kaj je prejel.

 

Modul v programu je povezan s portalom, ki ga upravlja Gospodar zdravja d.o.o. in v primeru uporabe spletnega naročanja je na portalu viden tudi gumb za ePosvete, ki je namenjen pacientom, da hitreje dostopajo do komunikacije.

Obvestilo za paciente

Kam naj vpišem obvestilo, da bo lepo vidno na portalu za naročanje?

 

KORAK 1:

V Hipokratu na funkciji za nastavitev urnika je posebno polje ‘Obvestilo ambulante na portalu – ePacient’, ki je namenjeno vsebini vidni na vstopni strani strani za spletno naročanje (na vrhu strani). Na ta način pacientu ni potrebno dodatno klikati zato, da bi preveril ali je kakšno obvestilo.

Odprite Nastavitev delovnika:

Vpišite vsebino v polje ‘Obvestilo ambulante na portalu – ePacient’ in kliknite ‘Pošlji komentar’ (da se pošlje na portal):

 

KORAK 2:

Na portalu bo obvestilo vidno na vrhu strani:

Konec e-pošte pacientov

Kako so se rešili nepregledne in neskončno dolge e-poštne komunikacije s pacienti v zdravstvenem domu?

 

Po uvedbi spletnega naročanja in funkcije ePosvet, ki je usklajena z GDPR kljub temu, da omogoča pošiljanje zaupnih podatkov in slik, so ukinili možnost komunikacije preko e-pošte ter na spletni strani objavili možnost naročanja preko spleta ter možnost komunikacije preko ePosvet-a.

Če pacient slučajno pošlje e-pošto na veljaven e-naslov, pa prejme naslednje sporočilo:

 

Spoštovani pacienti!

Zaradi uveljavitve evropske uredbe o varovanju osebnih podatkov vam sporočam, da je od danes dalje možna elektronska komunikacija z mano v zvezi z zdravstvenim stanjem oziroma pošiljanje specialističnih izvidov le preko aplikacije Gospodar zdravja, www.gospodar-zdravja.si.

Komunikacija preko sedanjega elektronskega naslova se UKINJA.

Recepte lahko naročate preko spletne strani naše ambulante, obstaja tudi možnost naročila na ambulantni pregled. V te namene se ukinja tudi elektronski naslov ambulante recept@vasadomena.si

 

Analiza števila klicev v ambulanti

Zanimalo nas je kaj so v dveh izbranih ambulantah storili, da so število klicev zmanjšali za več kot 25%. Dobra praksa ja pokazala naslednje.

V ambulantah navajajo paciente na naročanje preko spletne strani namesto preko telefona.

Število klicev se zmanjša iz dveh razlogov:

  1. Pacienti se naročijo na pregled tako, da izberejo sebi primeren termin in ga rezervirajo. Pri tem jim ni potrebno opraviti nobenega klica in rezervacijo lahko opravijo kadarkoli in kjerkoli.
  2. Pacienti naročajo zdravila in napotnice za kontrole preko spleta. Napišejo katera zdravila so jim zmanjkala ali za kam potrebujejo napotnico. Pri tem jim ni potrebno klicati v ambulanto saj so obveščeni preko epošte o statusu naročila. Ko je recept predpisan (poslan v EER) pacient prejem sporočilo, da je naročilo obdelano in da lahko zdravila dvigne v lekarni.

Po dveh letih uporabe spletnega naročanja na preglede in naročila receptov se je v ambulantah zmanjšalo število klicev za več kot 25%.

Priporočila uporabnikov spletnega naročanja so, da se v ambulantah uporablja vsa možna promocija spletnega naročanja kot so plakati v čakalnici, zloženke v čakalnici, aktivno izobraževanje pacientov, urejen in s povezavo do spletnega naročanja pripravljen podpis v e-poštni korespondenci itn. Na ta način se število klicev lahko zmanjša tudi do 40% (odvisno od strukture pacientov, navezanosti na tradicionalno telefonsko naročanje in vrste pregledov).

 

Naročilo recepta preko spleta brez prostovoljnega zavarovanja

Kaj naredijo sestre, ki v program prejmejo spletno naročilo zdravil, pri čemer pacient nima urejenega prostovoljnega zavarovanja?

 

  1. Na funkciji za pregled naročil receptov sestra lahko vidi naročilo pacienta in poleg tega določa status tega naročila. Na začetku je naročilo brez statusa kar pomeni, da je naročilo bilo oddano s strani pacienta, ni pa bilo še videno v ambulanti.
  2. Sestra za namen vpisa obravnave in količnika preveri zavarovanje pacienta brez kartice (z razlogom obravnave 13 – za izdajo listine).
  3. Ker sestra opazi, da pacient nima zavarovanja, ga ne vpiše in tudi v ambulanti ne predpišejo zdravil.
  4. Na seznamu naročil sestra označi status ‘zavrnjeno’ in v sporočilo pacientu napiše, da nima urejenega prostovoljnega zavarovanja in naj se oglasi v ambulanti zaradi doplačila.

V kolikor v ambulanti ne želijo izdati računa za 20% doplačilo, lahko normalno predpišejo zdravila in v statusu naročil označijo ‘obdelano’.

Primer dobre prakse spletnega naročanja

Kako povečati efekt spletnega naročanja?

Spletna stran mora biti urejena in ljudem pregledna. Objavljamo primer dobre prakse. ZD Ribnica je ob uvedbi spletnega naročanja svojo stran pripravila tako:

Na domači strani www.zdribnica.si je objavljeno obvestilo o novosti:

 

 

S klikom na gumb e-naročanje ali preko klika v orodni vrstici na e-naročanje se odpre seznam vseh ambulant, ki imajo uvedeno spletno naročanje.

 

 

Kako bi hitreje vpisali proste termine namenjene za internetno objavo?

Na spletni strani imamo objavljene proste termine na katere se pacienti naročijo na pregled. Zanima nas kako bi lahko na izbrani dan objavili 10 prostih terminov, ne da je potrebno z desnim klikom dodati vsak termin posebej?

 

KORAK 1:

Na koledarju kliknite gumb ‘Dodaj ePacient’. Ko enkrat kliknete, je program prešel v fazo dodajanja terminov in ostale funkcije postanejo neaktivne.

KORAK 2:

Vsakič, ko kliknete na izbrani termin, se samodejno doda prosti termin. Poklikajte 10 terminov (točka 1) in ko ste zaključili z dodajanje, ponovno kliknite na gumb ‘Dodaj ePacient’ (točka 2), da program aktivira ostale funkcije koledarja. Vsi termini, ki ste jih poklikali se samodejno prenesejo na spletno stran in jih pacienti vidijo kot proste termine.

Prosti termini so na portalu vidni takoj, ko ji dodate: