PODATKI O ČAKALNIH DOBAH

»Če želimo imeti urejeno čakalno dobo tako na portalu (https://cakalnedobe.ezdrav.si/), kot tudi v programu Hipokrat, morate ažurno naročati in zaključevati paciente v e-Naročanju. Tako se boste izognili težavam s čakalno dobo na portalu.«

Nastavitve podatkov za poročanje okvirnih terminov

Nastavitve v šifrantu obravnav

Odprite modul Naročanje -> gumb ‘Šifranti’  -> Šifrant obravnav

Zelo pomembno je, da pravilno nastavite podatke za eNaročanje. V okvirčku za »eNaročanje« lahko nastavite podrobne podatke o obravnavi. Vse obravnave, ki so predmet vodenja čakalnih seznamov, morajo imeti določen VZS. Obvezno morate določiti tudi stopnjo nujnosti. Za vsako obravnavo, ki ima vpisano VZS, vodi Hipokrat elektronsko čakalno knjigo (ČK).

Odgovor za eNaročanje

  • Nastavljen urnik – Uporabljate v primeru, ko se bolniki lahko sami naročajo na prost termin v urniku. V primeru, da urnik ni nastavljen oz. so vsi prosti termini zasedeni, se bolniki avtomatično vpišejo v čakalno vrsto (ČV).
  • Čakalna vrsta – Uporabljate, če bolnike NE naročate na konkreten termin, ampak jih najprej vpišete v ČV. S tem odgovorom se omogoči naročanje na določeno storitev s triažo, če je tak proces dela. V tem primeru bolnik dobi okviren oz. pričakovani datum, kdaj približno je lahko na vrsti. Konkretni termin se določi pozneje v dogovoru z bolnikom. Program Hipokrat določi okvirni termin samodejno na podlagi števila naročenih bolnikov v zadnjih 90. dneh in trenutnim številom bolnikov, ki so v ČV.
  • Ni terminov – Ta odgovor označuje situacijo, ko zdravstvena ustanova sicer izvaja storitev, vendar je naročanje začasno ukinjeno zaradi izredne situacije (npr. zaradi okvare aparata) in ni znano, kdaj bo situacija razrešena. Če skrbnik nacionalnih čakalnih seznamov zazna takšno stanje, lahko predlaga preverjanje točnega vzroka pri zdravstveni ustanovi. Obvezno morate vpisati razlog. Ustanova takšnega stanja ne sme pošiljati daljši čas, saj je dolžna izredno situacijo odpraviti. Ta odgovor se lahko uporablja tudi v zelo redkih situacijah, ko ustanova preneha z izvajanjem storitev (ji ni bila podaljšana pogodba) in so porabljeni vsi razpoložljivi termini v obdobju, ko je ustanova izvajala storitev.
  • Prost sprejem – Pacientu se na sprejem ni treba naročiti, ampak zadostuje, da se osebno oglasi v zdravstveni ustanovi, kjer bo sprejet še isti dan. Skupaj s tem odgovorom mora izvajalec zdravstvene dejavnosti dostaviti tudi informacijo o delovnem času (obvezni podatek), znotraj katerega lahko pacient opravi storitev, da se pacienta pravilno usmeri na pregled med delovnim časom ambulante.

 

Omejevanje terminov za eNaročanje: Omejitev lahko nastavite glede na starost, spol ali napotne diagnoze. Pri diagnozi je omejitev na tretjem, četrtem ali petem nivoju. Izbrano diagnozo prenesite v spodnji seznam s klikom na ikono ‘+’. Če vpisujete diagnozo s šifro, jo potrdite s tabulatorjem. Preprečite lahko tudi naročanje za en dan vnaprej.

 

Izračun predvidenega datuma naročila: na nivoju obravnave si lahko nastavite izračun predvidenega datuma naročila. Če v šifrantu obravnav nimate nastavljenega izračuna, potem program upošteva nastavitve na nivoju ustanove.

Vnos parametrov za izračun predvidenega datuma naročila:

Nastavitve načina izračuna predvidene čakalne dobe

Način izračuna čakalne dobe izberete v izbiri Nastavitve parametrov – Ustanova. Vsebino lahko ureja le Lastnik. Možna je tudi nastavitev na nivoju posamezne obravnave.

Vnos parametrov za izračun predvidenega datuma naročila:

Za nazaj

Izbirate lahko med naročenimi pacienti ali pa med zaključenimi v ČK.

Če izberete zaključeni, morate vpisati podatek število dni, saj iskanje upošteva vpisano število dni. Podatek se upošteva pri obeh izračunih.

Vnaprej

Izbirate lahko med ‘Naročeni do prvega prostega bloka’ ali pa za vpisano število v naprej. Če izberete za vpisano število dni v naprej, mora biti vpisan podatek ‘Število dni’.

Dodatno število dni rezerve

Tu lahko vpišete število dni, ki se prištejejo k izračunanemu datumu. Podatek je lahko tudi prazen.

Izračun predvidenega datuma naročila si lahko nastavite tudi na nivoju obravnave. Kliknite na ‘Šifranti’ in izberite ‘Šifrant obravnav’ ter odprite okvirček ‘Izračun predvidenega datuma naročila’.

Vrste izračunov:

  • Za nazaj – naročeni: upošteva naročene v preteklem obdobju. Če ČK nima povezave z naročanjem, vzame predviden datum naročila. Za obdobje vzame število dni vpisanih v nastavitvah. Čakajoči: naročeni od datuma iskanja naprej.
  • Za nazaj – zaključeni: upošteva zaključene zapise v preteklem obdobju. Pri tem upošteva vpisano število dni za nazaj. Čakajoči: naročeni od datuma iskanja naprej.
  • Vnaprej – prvi prosti blok: upošteva naročene za v naprej. Išče naročene do prvega prostega bloka. Čakajoči: pacienti, ki so še v čakalni vrsti in še nimajo zapisa v naročanju.
  • Vnaprej – število dni: upošteva naročene v naprej. Za določeno dolžino obdobja (vpisano število dni); čakajoči za vnaprej: pacienti, ki so še v čakalni vrsti in še nimajo zapisa v naročanju.

Primeri izračunov:

  • Za nazaj – Naročeni – vpisano imam število dni = 5 dni (datum, ko gledam izračun 24.02.2017)

Preštejem, koliko pacientov imam naročenih (tisti ki imajo datum naročila in predviden datum) za 5 dni nazaj (19.02.-24.02.). Upoštevajo se tudi zaključeni vpisi.

Naročenih imam 6 pacientov. Število naročenih pacientov delim s številom dni. 6/5 in dobim 1,2 – kar je povprečno število naročenih na dan.

Preštejem, koliko pacientov imam naročenih v čakalni knjigi (upoštevam tiste, ki imajo datum naročila in tiste, ki imajo predviden datum). Število naročenih je 58.

Število naročenih pacientov delimo s povprečjem. 58/1,2 = 48,333 = 48 dni -> 13.04.2017 + prišteješ število dni rezerve, če je podatek vpisan.

  • Za nazaj – Zaključeni – vpisano imam število dni = 55 (datum, ko gledam izračun 24.02.2017)

Preštejem, koliko pacientov imam zaključenih (upoštevamo vse izvedbe storitve – Izvedeno pri nas, Opravičeno neizvedeno, Neopravičeno neizvedeno, Izvedeno drugje, neizvedeno-izključen). Preštejem paciente, ki sem jih zaključila od 01.01.2017 (55 dni).

Imam 20 pacientov, ki sem jih zaključila. Zaključene paciente delim s številom dni = 20/55 = 0,36363636363636. Program zaokroži na dve decimalki = 0,36.

Preštejem, koliko pacientov imam naročenih (upoštevam tiste, ki imajo datum naročila in predviden datum) = 57.

Naročene paciente delim s povprečjem = 57/0,36 = 158,333 = 158 dni -> 01.08.2017 + prišteješ število dni rezerve, če je podatek vpisan.

  • Vnaprej – Naročeni do prvega prostega bloka

Poiščete prvi prosti blok za obravnavo. Če smo danes 27.02. – program gleda od 28.02. Če isti dan najde prosti blok, je to en dan. Preštejete naročene paciente do prvega prostega bloka. Recimo, da jih imam 0. Pogledamo, koliko pacientov je v čakalni vrsti = 4. Naročene paciente delimo s številom dni do prvega prostega bloka. 0/1=0, vendar program doda 1, zato je to 0,1. Paciente, ki so v čakalni vrsti deliš s povprečjem. 4/0,1=40 -> 40 dni -> termin 09.04.2017 + prišteješ število dni rezerve, če je podatek vpisan.

  • Vnaprej –  Število dni – vpisano imam število dni = 10. Dan, ko gledam izračun = 24.02.2017, tako, da deset dni začnem šteti od 25.02. -> obdobje od 26.02. – 07.03.

Naročenih imam 6 pacientov v obdobju od 26.02. do 07.03.

V čakalni vrsti imam 2 pacienta + 1 doda program, za primere, če bi bilo število pacientov v čakalni vrsti 0.

Naročene paciente delimo s št. dni = 6/10 = 0,6 – povprečje.

Število pacientov v ČV delimo s povprečjem = 3/0,6 = 5dni -> 01.03.2017 + ponovno dodamo 1 dan, zato je datum, ki je prikazan na čakalne dobe 02.03.2017 + prišteješ število dni rezerve, če je podatek vpisan.

Preverjanje podatkov o čakalnih dobah in okvirnih terminih

Čakalne dobe (Prikaz čakalnih dob in prvih prostih terminov, ki se pošiljajo na portal)

Dostop: v orodni vrstici eNaročanja – gumb   ‘Čakalne dobe’.

V spodnjem levem delu je podatek o zadnji posodobitvi.

Podatke osvežite z gumbom . Za  termine, ki so samo okvirni, se prikažejo samo datumi brez ure.

Poročanje čakalnih dob na portal – vrstni red pomembnosti pri poročanju na portal: Najprej se poroča Prost sprejem, Nastavljen urnik, Čakalna vrsta (triaža), Ni terminov! Če imate v šifrantu obravnav nastavljenih več obravnav, ki imajo isti VZS in izbrane različne odgovore (Prost sprejem, Nastavljen urnik, Čakalna vrsta , Ni terminov) za eNaročanje, bo program poročal na portal prvo odgovor od obravnave, ki ima nastavljen odgovor Prost sprejem. Če take obravnave ni, bo poročal odgovor Nastavljen urnik. Če tudi take obravnave ni, poroča Čakalna vrsta. Če imate za vse obravnave nastavljeno Ni terminov, bo program poročal odgovor Ni terminov.

Simulacija izračuna

Dostop v orodni vrstici eNaročanja – gumb‘Izračun predvidenega datuma naročila’.

Kriterij izračuna:

Vpišete število dni za naročeni za nazaj, zaključeni za nazaj in naročeni vnaprej. Če je kakšen podatek prazen, se ustrezen datum ne izračuna. Vpišete lahko tudi dodatno število dni rezerve.

Ko kliknete na gumb ‘Izračunaj’, v tabeli dobite prikazane vse obravnave za ustanovo. Obravnave so prikazane po VZS-jih.

Nastavljen izračun:

Vrsta izračuna: prikazana je trenutna vrsta izračuna (na nivoju ustanove/obravnave + kriteriji izračuna).

Predviden datum: datum, izračunan na podlagi shranjenih podatkov.

Izračun po vpisanih kriterijih:

  • Za nazaj – naročeni: datum izračuna na podlagi naročenih za nazaj. Upošteva naročeni za nazaj – število dni.
  • Za nazaj – zaključeni: datum izračunan na podlagi zaključenih za nazaj. Upošteva zaključeni za nazaj – število dni.
  • V naprej – prvi prosti termin: datum izračunan na podlagi prvega prostega bloka. Dopolnjen izračun – upošteva tudi naročene na datum bloka (do ure bloka)
  • V naprej – naročeni: datum izračunan na podlagi naročenih v naprej. Upošteva podatek naročeni vnaprej – število dni.

Gumb  omogoča spremembo parametrov izračuna na nivoju obravnave. Po potrditvi, se ažurira tudi sama tabela izračunov.

Primer simulacije:

Dostop preko portala

Čakalne dobe:  https://cakalnedobe.ezdrav.si/

Vpogled v čakalne dobe za posamezno vrsto zdravstvene storitve (glede na stopnjo nujnosti)  oziroma na nivoju ustanove.